Das Wichtigste in Kürze
- Ein Vertriebssystem ist der feste Ablauf von der Anfrage bis zum unterschriebenen Auftrag, mit dem CRM als zentraler Stelle.
- Es besteht aus drei Bausteinen, dem Ablauf, dem CRM sowie den Anbindungen an Formular, Postfach und Warenwirtschaft.
- Es lohnt sich meist ab drei Personen in Vertrieb und Büro sowie Aufträgen ab etwa 4.000 €.
- Die Einführung mit Begleitung dauert meist 6 bis 8 Wochen und kostet in der Regel 10.000 bis 15.000 € einmalig.
Ein Vertriebssystem ist der feste Weg, den jede Anfrage in Ihrem Betrieb bis zum unterschriebenen Auftrag nimmt. Dazu gehören dieser Ablauf, das CRM als zentrale Stelle für Kunden, Anfragen, Angebote und Aufträge sowie die Programme, die daran angebunden sind. So ist für jede Anfrage geregelt, wer sie bearbeitet, wann nachgefasst wird und wo der aktuelle Stand steht. Vom Erstgespräch bis zum Start im Alltag dauert die Einführung mit Begleitung meist 6 bis 8 Wochen.
Frage ich im Workshop, wie eine Anfrage bis zum Auftrag läuft, höre ich oft so viele Antworten, wie Leute am Tisch sitzen. Die eine Kollegin führt eine Tabelle, ein Kollege lässt Anfragen markiert im Postfach liegen. Ein Vertriebssystem legt einen Weg fest, den alle gehen und den jeder im CRM nachvollziehen kann.
Was gehört zu einem Vertriebssystem?
Ein Vertriebssystem besteht aus drei Bausteinen. Fehlt einer davon, entsteht meist bald wieder eine Liste nebenher.
- Der Ablauf. Für jeden Schritt ist festgelegt, wer zuständig ist, bis wann er erledigt sein soll und was passiert, wenn sich der Kunde nicht meldet.
- Das CRM. Kunden, Anfragen, Angebote und Aufträge liegen an einer Stelle, mit demselben Stand für alle.
- Die Anbindungen. Website-Formular, Postfach und Telefon liefern Anfragen ins CRM. Warenwirtschaft und Buchhaltung bekommen die Daten ohne Abtippen.
Die acht Stufen des Ablaufs
Die Schritte des Ablaufs ordnet das Hollermeier Prozess-Modell in acht Stufen. Für den Start reicht der Weg bis zum Auftrag, die übrigen Stufen folgen als Ausbau.
| Stufe | Was im Vertriebssystem passiert | Start oder Ausbau |
|---|---|---|
| 01 Anfrage | Anfragen aus Formular, Postfach und Telefon landen an einer Stelle, jede hat einen Zuständigen. | Start |
| 02 Einordnung | Auftragswert und Dringlichkeit bestimmen den nächsten Schritt. | Start |
| 03 Kalkulation | Gepflegte Stücklisten, Materialpreise und Lohnsätze fließen ins Angebot. | Ausbau |
| 04 Angebot | Das Angebot entsteht aus Vorlagen, eine Wiedervorlage erinnert ans Nachfassen. | Start |
| 05 Auftrag & Projektstart | Der Kunde nimmt per Klick an, Auftragsordner und erste Aufgaben legt das System an. | Start |
| 06 Projekt | Zeichnungen und Arbeitszeiten hängen am Auftrag, auch für den Außendienst. | Ausbau |
| 07 Abrechnung | Erfasste Stunden und Material gehen ohne Umweg in die Rechnung. | Ausbau |
| 08 Cockpit | Die Geschäftsführung sieht den Stand von Anfragen, Angeboten und Aufträgen jeden Tag aktuell. | Start |
Kurzfassung der acht Stufen.
Was unterscheidet ein Vertriebssystem von einem CRM?
Das CRM ist die Software, in der Kunden, Anfragen, Angebote und Aufträge liegen. Zum Vertriebssystem gehören zusätzlich die Regeln, nach denen Vertrieb und Büro damit arbeiten, sowie die angebundenen Programme.
Den Unterschied sehe ich oft in Betrieben, die schon ein CRM haben. Die Lizenz läuft, die aktuellen Angebote stehen trotzdem in einer Tabelle. Woran es hakt, sind dann meist Zuständigkeiten und Absprachen. An der Software liegt es seltener.
| Merkmal | CRM | Vertriebssystem |
|---|---|---|
| Was es ist | Software für Kunden, Anfragen, Angebote und Aufträge | Fester Ablauf von der Anfrage bis zum Auftrag, mit CRM und angebundenen Programmen |
| Was festgelegt wird | Felder, Ansichten und Rechte | Zuständigkeiten, Fristen und Regeln zum Nachfassen |
| Was Sie bezahlen | Lizenz pro Nutzer und Monat an den Anbieter | Einführung mit Workshop, Einrichtung und Schulung, dazu die Lizenzen |
Erstgespräch · 30 Minuten
Im Erstgespräch gehen wir Ihren Weg von der Anfrage bis zum Auftrag durch. Danach wissen Sie, welche Bausteine Ihrem Vertriebssystem noch fehlen.
Kostenloses Erstgespräch buchenWann braucht ein Betrieb ein Vertriebssystem?
Ein Vertriebssystem lohnt sich vor allem für Betriebe, die für jeden Auftrag ein eigenes Angebot schreiben. Typisch sind mindestens drei Personen in Vertrieb und Büro sowie Aufträge ab etwa 4.000 €. Diese Anzeichen sprechen dafür.
- Anfragen werden von Hand aus Postfach und Formular in eine Liste übertragen.
- Ob bei offenen Angeboten nachgefasst wird, hängt davon ab, wer gerade Zeit hat.
- Den Stand eines Kunden kennt oft nur eine Person. Ist sie im Urlaub, wartet der Kunde.
- Wie viele Angebote offen sind, muss die Geschäftsführung im Büro erfragen.
Wann es sich noch nicht lohnt
In diesen Fällen kommt ein Vertriebssystem zu früh.
- Anfragen bearbeiten weniger als drei Personen. In dem Fall genügt meist eine gepflegte Liste mit festen Zuständigkeiten.
- Es kommen kaum Anfragen herein.
- Sie verkaufen in Serie, über einen Onlineshop oder im Abo. Dafür sind andere Programme gebaut.
Wie wird ein Vertriebssystem eingeführt?
Am Anfang steht der Ablauf. Die Software wählen wir erst, wenn feststeht, wie Anfragen künftig laufen sollen. Bei uns hat die Einführung vier Schritte.
- Planen. Im Workshop mit Geschäftsführung und Mitarbeitern gehen wir echte Anfragen der letzten Wochen durch. Den Workshop leite ich selbst.
- Entscheiden. Wir legen den Soll-Ablauf fest und wählen danach das System, jede Empfehlung mit Begründung. Ein eigenes System verkaufen wir nicht.
- Umsetzen. Wir richten das CRM nach dem Soll-Ablauf ein. Danach übernehmen wir Ihre Daten und verbinden Website-Formular, Postfach und Warenwirtschaft.
- Schulen. Vertrieb und Büro lernen das System in kleinen Gruppen am eigenen Arbeitsplatz, mit Handbuch.
Die Einführung von der Anfrage bis zum Auftrag kostet bei uns meist 10.000 bis 15.000 € einmalig, die Lizenzen zahlen Sie direkt an den Anbieter. Woraus sich der Betrag zusammensetzt, zeigt die Seite Kosten der Digitalisierung. Den ganzen Ablauf mit Datenübernahme und typischen Fehlern beschreibt der Leitfaden CRM einführen, die einzelnen Stufen das Hollermeier Prozess-Modell.
Häufige Fragen zum Vertriebssystem
Brauchen wir für ein Vertriebssystem eine neue Software?
Oft nicht. Haben Sie schon ein CRM, prüfen wir zuerst, ob es sich nach dem Soll-Ablauf einrichten lässt. Einen Wechsel empfehlen wir erst, wenn es Ihren Ablauf nicht abbilden kann oder für Ihr Team zu teuer ist.
Welche laufenden Kosten hat ein Vertriebssystem?
Laufend zahlen Sie die Lizenzen, meist pro Nutzer und Monat direkt an den Anbieter. Die Höhe richtet sich nach System und Nutzerzahl. Je nach Anbindung kommt ein Abo für einen Automatisierungsdienst wie Make dazu.
Wie viel Zeit kostet die Einführung das Team?
Am meisten Zeit braucht der Workshop zu Beginn, in der Regel ein Tag. Danach genügen kurze Abstimmungen mit einer Person je Bereich. Die Schulungen planen wir um den Tagesbetrieb herum.
Wer sollte bei der Einführung mitmachen?
Wer später mit dem System arbeitet, plant schon im Workshop mit. Außerdem sollte die Geschäftsführung selbst mit dem CRM arbeiten, etwa in der Wochenrunde. Mehr dazu lesen Sie unter Was sich für Vertrieb und Büro ändert.
Fazit
Ein Vertriebssystem verbindet einen festen Ablauf von der Anfrage bis zum Auftrag mit dem CRM als zentraler Stelle und den angebundenen Programmen. Wer mit dem Ablauf beginnt und das Team früh einbindet, legt die Grundlage dafür, dass es im Alltag genutzt wird.
Ob sich ein Vertriebssystem für Ihren Betrieb lohnt, schätze ich gern mit Ihnen ein. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.
