Beratung & Umsetzung
Das Hollermeier Prozess-Modell
Nach diesem Modell richten wir in Vertrieb und Büro ein System ein, das jede Anfrage bis zum unterschriebenen Auftrag begleitet. Das Herz ist Ihr CRM. Kalkulation, Projekt und Abrechnung binden wir als Ausbaustufe an.
Aus der Praxis entstanden
Das Modell ist seit 2018 in rund 60 Projekten mit Inhabern, Vertriebsabteilungen und Büroteams gewachsen. Es zeigt, an welchen Stellen Anfragen und Angebote liegen bleiben. Diese Stellen haben wir in acht Stufen geordnet, die alle über eine zentrale Stelle laufen: Ihr CRM.
Beratung & Umsetzung aus einer Hand
Planen und Entscheiden sind Beratung, Umsetzen und Schulen sind Umsetzung. Den Workshop leite ich selbst, bis zur Schulung bleibt Ihr Ansprechpartner derselbe. Vom Erstgespräch bis zum laufenden System vergehen meist 6 bis 8 Wochen.
01
Planen
Im Workshop nehmen wir Ihre Abläufe gemeinsam mit Geschäftsführung und Mitarbeitern auf.
02
Entscheiden
Gemeinsam legen wir den Soll-Ablauf fest, danach wählen wir das passende System. Jede Empfehlung begründen wir Ihnen.
03
Umsetzen
Wir richten das System ein, übernehmen Ihre Daten und binden Website, E-Mail sowie Warenwirtschaft an.
04
Schulen
Geschult wird am eigenen Arbeitsplatz, bis jeder sicher damit arbeitet. Dazu bekommt Ihr Team ein Handbuch mit den neuen Abläufen.
Ihr CRM als Herz des Betriebs
Alles läuft über eine zentrale Stelle: Ihr CRM. Dort liegen Kunden, Anfragen, Angebote und Aufträge. Jede Stufe greift auf dieselben Daten zu und wird von dort aus verwaltet. Kalkulation, Projekt und Abrechnung binden wir als Ausbaustufe an, wenn der Vertrieb läuft.
Die acht Stufen im Detail
Jede Stufe hat einen typischen Engpass. Dort setzen wir an. Kalkulation, Projekt und Abrechnung binden wir als Ausbaustufe an, wenn der Vertrieb läuft.
Stufe 01
Anfrage
Anfragen kommen über viele Kanäle herein, deshalb bleiben sie im falschen Postfach liegen.
Typische Anzeichen
✕Anfragen kommen über Mail, Telefon und das Website-Formular herein
✕Abgetippt wird von Hand in eine Liste
✕Bei Urlaub oder Krankheit bleibt eine Anfrage liegen
Was sich ändert
✓Ein Anfrageformular sammelt alles an einer Stelle
✓Die Daten gehen direkt in Ihr CRM
✓Jede Anfrage bekommt einen Verantwortlichen
Woran Sie es merken: Ihre Kunden haben am selben Tag eine Antwort
Stufe 02
Einordnung
Jede Anfrage wird gleich behandelt, egal wie groß der Auftrag ist.
Typische Anzeichen
✕Kleine Anfragen binden so viel Zeit wie große
✕Interessenten für später geraten in Vergessenheit
Was sich ändert
✓Jede Anfrage wird nach Auftragswert und Dringlichkeit eingeordnet
✓Standardfälle gehen direkt ins automatische Angebot
✓Kontakte für später landen in Listen und Gruppen
Woran Sie es merken: Mehr Zeit für die Anfragen, die sich lohnen
Stufe 03
Kalkulation
Ein Angebot dauert Tage, weil die Preise in alten Listen stehen.
Typische Anzeichen
✕Preise und Lohnsätze sind über mehrere Dateien verteilt
✕Kalkulieren kann nur eine Person im Betrieb
Was sich ändert
✓Kalkuliert wird mit gepflegten Stücklisten, Materialpreisen und Lohnsätzen
✓Das Angebot übernimmt die Kalkulation
✓Die Nachkalkulation zeigt pro Auftrag, was übrig bleibt
Woran Sie es merken: Weniger Tage von der Anfrage bis zum Angebot
Stufe 04
Angebot
Nach dem Versand fasst selten jemand nach.
Typische Anzeichen
✕Angebote werden jedes Mal neu geschrieben
✕Niemand weiß, wie viele Angebote offen sind
✕Nachgefasst wird, wenn jemand gerade daran denkt
Was sich ändert
✓Angebote entstehen per Knopfdruck aus Vorlagen
✓Artikel und Preise kommen aus Ihrer Warenwirtschaft
✓Offene Angebote landen auf einer Wiedervorlage
Woran Sie es merken: Bei mehr Angeboten wird nachgefasst
Stufe 05
Auftrag & Projektstart
Nach der Zusage fragt die Ausführung alle Details noch einmal nach.
Typische Anzeichen
✕Der Kunde sagt am Telefon zu, die Details stehen in mehreren Mails
✕Unterlagen für den Start werden von Hand zusammengesucht
Was sich ändert
✓Der Kunde nimmt per Klick an und unterschreibt digital
✓Auftragsordner und erste Aufgaben entstehen automatisch
✓Der Kunde bekommt die Unterlagen für den Projektstart
Woran Sie es merken: Weniger Rückfragen zwischen Vertrieb und Ausführung
Stufe 06
Projekt
Änderungen erreichen Produktion und Außendienst zu spät.
Typische Anzeichen
✕In der Halle liegen ausgedruckte Zeichnungen
✕Rückfragen landen beim Chef oder im Büro
✕Arbeitszeiten stehen auf Zetteln
Was sich ändert
✓Zeichnungen und Arbeitsschritte sind digital am Arbeitsplatz
✓Zeiten und Zusatzarbeit werden direkt auf den Auftrag gebucht
✓Der Außendienst hat Adresse, Pläne und Materialliste auf dem Smartphone
Woran Sie es merken: Weniger Rückfragen aus Produktion und Außendienst
Stufe 07
Abrechnung
Zusatzarbeit rutscht durch. Was ein Auftrag am Ende verdient hat, sieht niemand.
Typische Anzeichen
✕Schlussrechnungen gehen Wochen nach der Abnahme raus
✕Regiestunden fehlen auf der Rechnung
Was sich ändert
✓Die Rechnung kann am Tag der Abnahme raus
✓Die Buchhaltung bekommt die Daten ohne Abtippen
✓Mit der Zeit sehen Sie, welche Auftragsarten sich lohnen
Woran Sie es merken: Weniger Tage zwischen Abnahme und Rechnung
Stufe 08
Cockpit
Den Stand von Anfragen und Angeboten kennen Sie nur, wenn Sie nachfragen.
Typische Anzeichen
✕Zahlen gibt es erst vom Steuerberater, Monate später
✕Für jede Auswertung baut jemand eine Tabelle
Was sich ändert
✓Das Cockpit zeigt Anfragen, Angebote und Aufträge tagesaktuell
✓Sie sehen, wie viele Angebote zu Aufträgen werden
✓Auch unterwegs auf dem Handy
Woran Sie es merken: Sie entscheiden mit aktuellen Zahlen
Systeme
Unabhängig bei der Softwareauswahl
Wir bieten kein eigenes System an. Wir arbeiten mit Ihrem CRM oder ERP oder wählen mit Ihnen ein passendes System vom Markt. Für Close CRM sind wir offizieller Implementierungspartner.
Wann das Modell nicht passt
Das Modell setzt voraus, dass Sie und Ihr Team mitarbeiten. Trifft einer dieser Punkte zu, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch.
✕In den nächsten Wochen kann im Team niemand Zeit für Workshop und Schulung freimachen.
✕Sie möchten die Umstellung komplett abgeben und bei den Abläufen nicht mitentscheiden.
✕Gesucht ist nur eine neue Software. An den Abläufen soll sich nichts ändern.
Häufige Fragen zum Prozess-Modell
Was passiert mit der Software, die wir schon nutzen?
Im Workshop sehen wir uns an, was heute im Einsatz ist. Was gut funktioniert, bleibt und wird angebunden. Was die Abläufe bremst, ersetzen wir nach Absprache mit Ihnen.
Müssen wir alle acht Stufen umsetzen?
Nein. Wir starten mit dem Weg von der Anfrage bis zum Auftrag. Kalkulation, Projekt und Abrechnung kommen als Ausbaustufe dazu, wenn der Vertrieb läuft und es sich für Sie rechnet.
Wie viel Zeit muss unser Team einplanen?
Den größten Block bildet der Workshop zu Beginn. Danach brauchen wir je Bereich eine Person für kurze Abstimmungen. Die Schulungstermine legen wir so, dass Vertrieb und Büro weiterarbeiten können.
Was passiert nach der Schulung?
Wir bleiben Ihr Ansprechpartner. Was sich in den ersten Wochen im Alltag als umständlich zeigt, passen wir an.
Passt das Modell auch für Dienstleister?
Ja, wenn Ihre Aufträge ähnlich ablaufen, von der Anfrage bis zur Rechnung. Viele Engpässe sind dort dieselben, etwa beim Nachfassen von Angeboten oder bei der Abrechnung von Zusatzarbeit.
Was kostet die Umsetzung?
Für die Einführung von der Anfrage bis zum Auftrag investieren Betriebe meist zwischen 10.000 und 15.000 €, dazu kommen die Lizenzkosten der Software. Nach der individuellen Beratung erhalten Sie ein Angebot. Woraus sich der Preis zusammensetzt, lesen Sie auf der Seite Kosten der Digitalisierung.
Wo wir in Ihrem Betrieb zuerst ansetzen
Im Erstgespräch nehme ich mir 30 Minuten für Ihren Ablauf, von der Anfrage bis zum unterschriebenen Auftrag. Sie sehen danach, in welcher Stufe der größte Engpass liegt.