Prozessberatung und Umsetzung für Vertriebe & kaufmännische Abteilungen
Mehr Aufträge aus denselben Anfragen.
Wir nehmen Ihre Abläufe auf, richten Ihr CRM als zentrale Stelle ein und binden alles an, von der Anfrage bis zum unterschriebenen Auftrag. Nach 6 bis 8 Wochen arbeitet Ihr Team damit.
- Im Schnitt 30 % mehr Umsatz nach der Einführung
- Ihre Kunden haben am selben Tag eine Antwort
- Vertrieb und Büro schaffen mehr, ohne neue Leute einzustellen
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Diese Woche erlebe ich in vielen Betrieben, bevor wir zusammenarbeiten. Jede dieser Szenen kostet Aufträge, meistens ohne dass es jemand bemerkt.
Niklas Hollermeier
Gründer von Hollermeier
MO
Montag, 08:10 Uhr · Sammelpostfach
Die Anfrage liegt im falschen Postfach
Über das Website-Formular kamen am Wochenende vier Anfragen. Eine davon, ein Ladenumbau über 60.000 €, landet bei einer Kollegin, die bis Mittwoch im Urlaub ist.
Folge: Der Kunde bekommt drei Tage lang keine Antwort.
DI
Dienstag, 10:30 Uhr · Büro
Das Angebot braucht fünf Tage
Für ein Angebot fehlen noch Maße und Preise. Der Kollege, der es schreiben soll, tippt die Anfrage erst aus der Mail ab. Danach sucht er die alte Vorlage im Ordner.
Folge: Ein Mitbewerber war zwei Tage schneller.
MI
Mittwoch, 13:15 Uhr · Telefon
Der Kunde fragt nach dem Stand
Ein Kunde ruft an und will wissen, wie es mit seinem Angebot aussieht. Wer es geschrieben hat, steht nirgends. Die letzte Version liegt auf dem Rechner eines Kollegen.
Folge: Der Kunde wird auf morgen vertröstet.
DO
Donnerstag, 16:00 Uhr · Angebotsliste
40.000 € ohne Nachfassen
Ein Angebot über 40.000 € ging vor drei Wochen raus. Nachgefasst hat niemand, jeder dachte, der andere kümmert sich.
Folge: Der Auftrag geht an die Konkurrenz.
FR
Freitag, 15:30 Uhr · Geschäftsführung
Die Anfragen vom Vormonat
Sie wollen wissen, wie viele Anfragen und offene Angebote gerade laufen. Es gibt nur die Tabelle vom Vormonat, mit doppelten Kunden und veralteten Beträgen.
Folge: Sie planen die nächsten Wochen nach Gefühl.
Niklas Hollermeier
Gründer und Ihr Ansprechpartner
Ehrliche Worte
Ich sage es Ihnen so, wie ich es auch im Erstgespräch sage: Ihr Betrieb ist mit guter Arbeit gewachsen. Vertrieb und Büro sind nebenher mitgewachsen, meist ohne festen Ablauf. Oft schreibt das Büro die Angebote mit, jeder führt seine eigene Liste. Viele Anfragen landen am Ende doch beim Chef, weil nur er den Stand kennt.
Eine neue Software allein ändert daran wenig. Solange niemand festlegt, wer wann nachfasst, bleiben Angebote liegen. Das sehe ich auch in Betrieben, die schon viel Geld in Programme gesteckt haben.
Dazu kommt der Fachkräftemangel. Gute Leute für Vertrieb und Büro sind schwer zu finden. Wer da ist, verliert jeden Tag Zeit mit Abtippen und Nachfragen.
- Angebote schreiben Sie abends, weil tagsüber das Telefon klingelt
- Kunden fragen nach, weil sie seit Tagen auf eine Antwort warten
- Anfragen werden abgetippt, vom Formular in die Liste
- Im Urlaub klingelt Ihr Handy mehrmals am Tag
Das lässt sich ändern, ohne dass Vertrieb und Büro wochenlang stillstehen. Wie wir dabei vorgehen, sehen Sie im nächsten Abschnitt.
Das Hollermeier Prozess-Modell
Beratung & Umsetzung aus einer Hand
Wir beraten Sie und setzen selbst um. In der Beratung nehmen wir auf, wie Anfragen, Angebote und Aufträge heute bei Ihnen laufen. Gemeinsam legen wir fest, wie sie künftig laufen sollen. In der Umsetzung richten wir danach die Software ein, binden sie an und schulen Ihr Team.
Dabei bieten wir kein eigenes System an. Wir arbeiten mit Ihrem CRM oder ERP oder wählen mit Ihnen ein passendes System vom Markt. Die Daten gehören Ihnen.
Seit 2018 in der Praxis entwickeltRund 60 Projekte umgesetzt
Gemeinsam von der Planung bis zur Schulung
Planen und Entscheiden sind Beratung, Umsetzen und Schulen sind Umsetzung. Den Workshop leite ich selbst, bis zur Schulung bleibt Ihr Ansprechpartner derselbe. Geschäftsführung und Mitarbeiter sind bei jedem Schritt dabei.
1Planen: Im Workshop nehmen wir Ihre Abläufe gemeinsam mit Geschäftsführung und Mitarbeitern auf.
2Entscheiden: Gemeinsam legen wir den Soll-Ablauf fest, danach wählen wir das passende System. Jede Empfehlung begründen wir Ihnen.
3Umsetzen: Wir richten das System ein, übernehmen Ihre Daten und binden Website, E-Mail sowie Warenwirtschaft an.
4Schulen direkt am Arbeitsplatz, bis jeder sicher damit arbeitet. Dazu bekommt Ihr Team ein Handbuch mit den neuen Abläufen.
Ihr CRM als Herz des Betriebs
Alles läuft über eine zentrale Stelle: Ihr CRM. Dort liegen Kunden, Anfragen, Angebote und Aufträge. Jede Stufe greift auf dieselben Daten zu und wird von dort aus verwaltet. Kalkulation, Projekt und Abrechnung binden wir als Ausbaustufe an, wenn der Vertrieb läuft.
Die Stufen im Detail
Zum Aufklappen auf eine Stufe klicken
01 Anfrage
- Auf Ihrer Website sitzt ein Anfrageformular, das die wichtigen Angaben gleich mit abfragt, etwa Maße und Wunschtermin.
- Anfragen aus Formular, E-Mail und Telefon laufen an einer Stelle zusammen. Das Abtippen aus dem Postfach fällt weg.
- Von dort gehen die Daten direkt in Ihr CRM oder ERP. Jede Anfrage bekommt einen Verantwortlichen.
02 Einordnung
- Jede Anfrage wird nach Auftragswert und Dringlichkeit eingeordnet.
- Klare Standardfälle gehen direkt in ein automatisches Angebot. Bei größeren Vorhaben folgt zuerst ein persönliches Gespräch mit dem Kunden.
- Kontakte landen in Listen und Gruppen, zum Beispiel Interessenten für das nächste Frühjahr. So finden Sie jeden zum richtigen Zeitpunkt wieder.
03 Kalkulation
- Kalkuliert wird mit gepflegten Stücklisten, Materialpreisen und Lohnsätzen, direkt in Ihrem System.
- Das Angebot übernimmt die Kalkulation. Preise und Positionen werden an einer Stelle gepflegt.
- Die Nachkalkulation zeigt pro Auftrag, was am Ende übrig bleibt.
04 Angebot
- Das Angebot entsteht per Knopfdruck aus Vorlagen mit Ihren Positionen und Preisen.
- Es passt zu Ihrer Warenwirtschaft: Artikel und Preise werden von dort übernommen.
- Offene Angebote landen auf einer Wiedervorlage. Erinnerungen und Nachfass-Mails laufen nach festen Regeln.
05 Auftrag & Projektstart
- Nachdem der Kunde das Angebot mit einem Klick angenommen hat, unterschreibt er die nötigen Unterlagen digital.
- Danach legt das System automatisch den Auftragsordner an. Ihr Team bekommt die ersten Aufgaben, der Kunde die Unterlagen für den Projektstart.
- Sie sehen jederzeit, wie viele Angebote zu Aufträgen werden. Die Zahlen kommen aus einem System.
06 Projekt
- Zeichnungen, Stücklisten und Arbeitsschritte sind digital am Arbeitsplatz. Zeiten werden direkt auf den Auftrag gebucht.
- Zusatzarbeit wird sofort erfasst und vom Kunden digital bestätigt.
- Der Außendienst hat Adresse, Pläne und Materialliste auf dem Smartphone.
07 Abrechnung
- Die Rechnung kann am Tag der Abnahme raus, weil Stunden und Material schon erfasst sind.
- Die Buchhaltung bekommt die Daten ohne Abtippen.
- Mit der Zeit sehen Sie, welche Auftragsarten sich lohnen.
Was sich für Sie und Ihr Team ändert
Vertrieb und Büro arbeiten meist ohnehin am Limit. Mit festen Abläufen fällt ein großer Teil von Suchen, Abtippen und Rückfragen weg. Für Sie zeigt sich der Unterschied ein paar Wochen später an der Zahl der Aufträge.
Für Sie als Inhaber
- Offene Angebote und Auftragseingang jederzeit abrufbar
- Wie viele Angebote zu Aufträgen werden
- Schnellere Antworten, bevor der Kunde woanders anfragt
- Weniger Anfragen landen bei Ihnen, weil die Zuständigkeit geregelt ist
- Seltener Anrufe, wenn Sie unterwegs oder im Urlaub sind
Für Vertrieb und Büro
- Alle Anfragen und Angebote an einer Stelle
- Viel weniger Abtippen aus Postfach und Formular
- Erinnerungen, wann bei wem nachgefasst werden sollte
- Klare Zuständigkeiten für jede Anfrage
- Weniger Rückfragen von Kunden nach dem Stand
So läuft die Zusammenarbeit ab
In drei Schritten vom ersten Gespräch zur Zusammenarbeit. Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht.
01 Erstgespräch
Sie sprechen 30 Minuten direkt mit mir über Ihre Abläufe in Vertrieb und Büro. Danach wissen Sie, wo Anfragen und Angebote liegen bleiben.
02 Individuelle Beratung
In einer individuellen Beratung gehen wir tiefer in Ihre Abläufe. Sie sehen, welchen Umfang wir empfehlen und was er kostet. Danach bekommen Sie ein Angebot.
03 Zusammenarbeit
Nach Ihrer Zusage starten wir mit einem gemeinsamen Workshop mit Ihnen und Ihrem Team. Danach setzen wir die Umstellung zusammen um, so wie oben beschrieben. Vom Erstgespräch bis zum laufenden System vergehen meist 6 bis 8 Wochen.
Was sich im Alltag konkret ändert
| Bereich | Vor der Zusammenarbeit | Mit Hollermeier |
|---|---|---|
| Anfrage | VorherKommt per Mail, Telefon oder über das Website-Formular und landet bei dem, der gerade da ist. | Mit HollermeierAlle Anfragen laufen an einer Stelle zusammen, auch die aus dem Formular. Für jede ist klar, wer sich kümmert. |
| Reaktionszeit | VorherEin bis drei Tage, je nachdem, wer gerade Zeit hat. | Mit HollermeierNeue Anfragen sind meist in unter 4 Stunden beantwortet. |
| Angebot | VorherAlte Vorlage aus dem Ordner, Preise aus einer Tabelle. Drei bis fünf Tage pro Angebot. | Mit HollermeierAngebot aus Vorlagen mit Ihren Standardpositionen. Jede Version ist beim Kunden gespeichert. |
| Nachfassen | VorherWenn jemand daran denkt. Abgelaufene Angebote fallen niemandem auf. | Mit HollermeierDas System erinnert an offene Angebote. Das Büro arbeitet morgens die Nachfass-Liste ab. |
| Zuständigkeit | VorherZwei Kollegen rufen denselben Kunden an, ein anderer wartet vergeblich auf einen Rückruf. | Mit HollermeierJeder Kontakt hat einen Verantwortlichen. Die Vertretung im Urlaub ist geregelt. |
| Kundendaten | VorherDieselbe Firma steht dreimal in der Liste, jedes Mal mit einem anderen Ansprechpartner. | Mit HollermeierEine Kundenakte mit allen Mails, Notizen und Angeboten. Doppelte Einträge werden zusammengeführt. |
| Software | VorherEin CRM wurde gekauft, eingeführt hat es niemand. Gepflegt wird weiter die alte Liste. | Mit HollermeierDas System wird mit Ihrem Team eingeführt und geschult, bis es im Alltag läuft. |
| Übergabe | VorherDer Kunde sagt am Telefon zu, die Details stehen in drei verschiedenen Mails. | Mit HollermeierDer Kunde gibt das Angebot per Klick frei. Daraus entsteht der Auftrag mit allen Absprachen. |
| Zahlen | VorherVertrieb, Büro und Buchhaltung arbeiten mit unterschiedlichen Zahlen. Welche stimmt, weiß keiner. | Mit HollermeierEin Stand für alle: Anfragen, Angebote und Abschlüsse kommen aus demselben System. |
| Neue Mitarbeiter | VorherDas Wissen über die Kunden steckt im Kopf von ein, zwei Personen. | Mit HollermeierDie Kundenhistorie liegt im System. Neue Kollegen sehen bei jedem Kontakt den nächsten Schritt. |
| Ihr Überblick | VorherWie viele Angebote offen sind, erfahren Sie nur, wenn Sie nachfragen. | Mit HollermeierDas Cockpit für Vertrieb und Büro zeigt die wichtigsten Zahlen tagesaktuell, mehr dazu unten. |
Der genaue Umfang richtet sich nach Ihrem Betrieb und dem gewählten System.
Ihr Überblick als Inhaber
Das Cockpit für Vertrieb und Büro
Morgens reicht ein Blick ins Cockpit, um zu sehen, wo Ihr Betrieb steht. Eine Auswertung muss dafür niemand von Hand bauen.
- Neue Anfragen und wer sie bearbeitet
- Offene Angebote und was heute nachgefasst werden sollte
- Auftragseingang der letzten Wochen
- Abschlussquote pro Monat
Die meisten Softwareberater haben noch nie einen Betrieb von innen gesehen.
Ich schon. Seit 2018 berate ich Betriebe aus Produktion und Dienstleistung bei ihren Abläufen. Die Systeme dafür setze ich selbst um, vom CRM bis zur Anbindung an Warenwirtschaft und Buchhaltung. Davor habe ich als gelernter Kaufmann selbst in Tischlerei und Manufaktur gearbeitet.
In fast jedem Projekt sehe ich dasselbe: Anfragen kommen genug herein. Verloren gehen sie danach, im Postfach oder beim Nachfassen. Ein Betrieb kam zu mir mit 954 Anfragen im System und 9 neuen Kunden daraus. Bei einem anderen standen Anfragen über 16 Millionen Euro einem abgerechneten Umsatz von 0,7 Millionen gegenüber. An diesen Stellen setze ich heute an.
Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen
„Ich habe beim Inhaber Niklas den Workshop gebucht, um unsere Prozesse zu durchleuchten, was unseren Vertrieb, Leads und Prozess betrifft. Unser Team war danach echt happy, da wir einen 24-seitigen Bericht erhalten haben, was wir nun genau angehen können.“
★★★★★
Milena, auf Trustpilot
„Niklas hat sich wirklich viel Zeit genommen, Dinge sauber zu erklären und so aufzusetzen, dass es langfristig passt. Auch bei kurzen Rückfragen zwischendurch war er immer erreichbar, geduldig und lösungsorientiert.“
★★★★★
Sam W., auf Trustpilot
Niklas K. Hollermeier · Prozessberater aus Graz
Wann der richtige Zeitpunkt ist
Diese Anlässe höre ich im Erstgespräch am häufigsten. Erkennen Sie Ihren Betrieb in einem davon wieder, lohnt sich ein Gespräch jetzt.
01Die Excel-Liste stößt an ihre Grenzen.Mehrere Leute pflegen sie gleichzeitig. Einträge sind doppelt oder veraltet.
02Das CRM ist gekauft, genutzt wird es kaum.Die Lizenz läuft weiter. Gepflegt wird nebenher wieder eine Liste.
03Jemand aus Vertrieb oder Büro geht oder fängt neu an.Kontakte und Absprachen, die nur diese Person kannte, gehen verloren. Wer neu anfängt, muss sich alles zusammensuchen.
04Es kommen mehr Anfragen, aber nicht mehr Aufträge.Das Team kommt mit dem Beantworten nicht hinterher. Noch mehr Anfragen würden daran wenig ändern.
05Die Übergabe an die nächste Generation steht an.Ihr Nachfolger braucht Kundenbeziehungen, die nicht nur in Ihrem Kopf existieren.
Für diese Betriebe arbeiten wir
Fertigung auf Auftrag Montage- & Servicebetriebe Laden- & Messebau Innenausbau Objekt- & Eventausstatter Metall- & Stahlbau Fenster-, Tür- & Fassadenbau B2B-Dienstleister
Eine Zusammenarbeit lohnt sich
✓Bei Ihnen wird jeder Auftrag einzeln angefragt und angeboten
✓In Vertrieb und Büro arbeiten mindestens 3 Personen
✓Ihre Aufträge liegen meist bei 4.000 € oder mehr
✓Sie planen 10.000 bis 15.000 € für die Einführung ein
✓Sie als Inhaber sitzen mit am Tisch
Eine Zusammenarbeit lohnt sich nicht
✕Serienfertigung, Onlineshop oder Abo: Dafür passen andere Systeme besser.
✕Weniger als 3 Personen bearbeiten Anfragen: Dann reicht meist eine einfache Lösung.
✕Kaum Anfragen: Dann ist ein CRM noch nicht der erste Schritt.
✕Abläufe sollen sich ohne Ihr Zutun ändern
Im Erstgespräch sehen Sie, wo Ihr Vertrieb Aufträge verliert.
Im Erstgespräch nehme ich mir 30 Minuten für Ihren Ablauf, von der Anfrage bis zum unterschriebenen Auftrag. Danach kennen Sie:
✓Zahl und Wert der offenen Angebote ohne Nachfassen
✓Ihre Reaktionszeit auf neue Anfragen
✓Meine Einschätzung, ob sich ein Vertriebssystem für Sie lohnt
Was Inhaber vorher wissen wollen
Ihre Frage ist nicht dabei? Fragen Sie mich direkt im Erstgespräch.
Was kostet die Einführung, und wann rechnet sie sich?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Für die Einführung des Vertriebssystems investieren Betriebe meist zwischen 10.000 und 15.000 €. Dazu kommen die Lizenzkosten der Software, die Sie direkt an den Anbieter zahlen.
Ob sich das rechnet, sehen Sie an den zusätzlichen Aufträgen. Ein Beispiel: Liegt Ihr durchschnittlicher Auftrag bei 8.000 €, bringen zwei zusätzliche Aufträge bereits 16.000 € Umsatz. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen wir das im Erstgespräch durch.
Warum nicht direkt beim Softwarehersteller einrichten lassen?
Der Hersteller zeigt Ihnen sein Produkt und richtet es ein. Wir setzen dort an, wo sein Onboarding aufhört:
- Unabhängige Auswahl aus mehreren Systemen, passend zu Ihrem Vertrieb
- Datenübernahme von Kontakten, offenen Angeboten und Vorlagen
- Schnittstellen zu Ihrem Website-Formular und zur Buchhaltung
- Einführung im Team, bis Vertrieb und Büro im Alltag damit arbeiten
„Meine Leute nutzen das eh nicht.“ Was dann?
Diese Sorge hören wir oft. Sie ist berechtigt, denn viele Einführungen scheitern an der Akzeptanz im Team.
Deshalb achten wir schon bei der Auswahl darauf, dass sich die Software im Alltag einfach bedienen lässt. Geschult werden die Mitarbeiter, die später damit arbeiten, direkt an ihrem Arbeitsplatz. Dazu gibt es kurze Anleitungen für die häufigsten Schritte. Wichtig ist außerdem, dass die Geschäftsführung selbst mit dem System arbeitet.
Mit welcher Software arbeiten Sie?
Mit Systemen vom Markt. Wir bieten keine eigene Software an. Zudem sind wir an keinen Hersteller gebunden. Welches System zu Ihnen passt, entscheiden wir nach dem gemeinsamen Workshop, wenn wir Ihre Abläufe und Ihr Team kennen.
Meist wird es eine Cloud-Lösung, weil dann alle mit demselben Stand arbeiten, auch unterwegs. Die Empfehlung bekommen Sie mit Begründung.
Für Close CRM sind wir offizieller Implementierungspartner.
Wie lange dauert das, und wie viel Zeit kostet es mich?
Vom Erstgespräch bis zum Go-Live vergehen in der Regel 6 bis 8 Wochen. Von Ihnen brauchen wir einen Tag für den gemeinsamen Workshop sowie kurze, regelmäßige Abstimmungen. Die Einrichtung übernehmen wir.
Wir haben schon ein CRM. Lohnt sich das trotzdem?
Oft ja. In vielen Betrieben ist das CRM gekauft, eingeführt wurde es nie richtig. Nebenher wird weiter eine Liste gepflegt.
Dann prüfen wir zuerst, ob sich Ihr bestehendes System passend einrichten lässt. Zu einem Wechsel raten wir erst, wenn es Ihre Abläufe nicht abbildet oder die Lizenzkosten in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen.
Muss mein Team dann mehr tippen?
Meist weniger als heute. Anfragen aus Website-Formular und E-Mail landen automatisch im System, Erinnerungen setzt das System selbst. Eintragen muss Ihr Team nur, was es selbst weiß: Notizen aus dem Gespräch und den nächsten Schritt.
Was passiert im Erstgespräch?
Wir gehen Ihren Ablauf von der Anfrage bis zum unterschriebenen Auftrag durch. Dabei schätzen wir grob, wie viele Aufträge an welcher Stelle verloren gehen. Läuft bei Ihnen schon vieles rund, sagen wir Ihnen auch das.
Unser Standort Graz
Unser Büro ist in Graz, im Bezirk Lend. Das ist das Viertel rund um den Lendplatz, mit vielen kleinen Werkstätten, Ateliers und Cafés.
Wir arbeiten für Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Erstgespräch führen wir online. Workshop und Einführung machen wir je nach Projekt bei Ihnen vor Ort oder per Video.