Du hast deinen Betrieb aufgebaut.
Wir richten die Abläufe ein.
Damit du am Freitag um sechzehn Uhr nicht mehr im Büro hängst, deine Leute am Montag wissen, was ansteht, und keine Anfrage mehr in Outlook verloren geht.
kein Pitch, kein Folien-Marathon
Verschiedene Gewerke.
Eine wiederkehrende Diagnose.
In der Verwaltung von Handwerksbetrieben sieht es überall verblüffend ähnlich aus. Excel von 2016. Drei Outlook-Postfächer. Ein Stapel Zettel auf dem Tresen.
Tischler &
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Metallbau &
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Niklas K. Hollermeier
Es liegt nicht an deinen Leuten.
Du hast gute Leute. Du hast Buchhaltung, Branchensoftware, Mail, Webseite. Was du nicht hast: einen Platz, an dem alle reinschreiben, was ansteht, was zugesagt wurde, wer was bekommt.
Trotzdem bleiben Anfragen liegen. Trotzdem gehen Bestandskunden unter am Freitag um sechzehn Uhr hängt alles wieder an dir.
Diese eine Liste muss eingerichtet werden. Sie kommt nicht im Standardpaket eines neuen CRMs. Sie passt sich nicht von selbst an deine Abläufe an.
Genau das machen wir bei Hollermeier.
Damit dein Betrieb auch dann läuft, wenn du mal im Urlaub bist.
Die Zeitfresser
Zwei volle Arbeitstage. Woche für Woche
Vier Tätigkeiten, die wir in fast jedem inhabergeführten Betrieb mit 5 bis 60 Mitarbeitern in Geschäftsführung und Backoffice sehen. Möglicherweise erkennst du dich direkt wieder.
Beobachtet in über 60+ Betrieben
Anfragen
doppelt abtippen
Anrufe, Visitenkarten, Webformulare, Mails — alles wird zweimal erfasst. Erst auf den Notizblock, dann ins System, manchmal noch ins Excel. Jeder pflegt anders. Doppelte Datensätze sind die Regel, nicht die Ausnahme.
Eine Stunde
pro Angebot
Jedes Angebot wird von Hand zusammengeklickt. Material aus alten PDFs kopiert, Preise nachgerechnet, Texte aus früheren Angeboten gesucht. Bei acht Anfragen pro Woche sind das schnell zwei Arbeitstage.
Der Anruf vom Gesellen
Der Geselle ruft, weil etwas auf dem Auftragszettel fehlt. Du erklärst es nochmal mündlich. Du suchst die alte Mail mit den Sondermaßen. Du tippst den Liefertermin per WhatsApp. Drei Wege für eine Information.
„Was war nochmal beim Müller?"
Drei Mitarbeiter fragen dieselbe Sache an dem Tag, an dem du Außendienst hast. „Hast du die Anfrage von Hofer GmbH gesehen?", „Soll ich bei Schmid nachfassen?" Du bist der Engpass — ohne dass du das willst.
Vier Bereiche, die du benötigst
Diese vier Bereiche sehen wir in fast jedem Projekt. Immer auf deine bestehenden Werkzeuge aufgesetzt — wir reißen nichts ein, was funktioniert.
Anfrage - Eingang
Eine Liste. Alle Kanäle.
Telefonnotiz, E-Mail, Webformular, Empfehlung — alles landet automatisch in derselben Liste, mit Quelle, Datum und Verantwortlichem. Niemand schreibt mehr ab. Niemand vergisst. Du siehst morgens, was über Nacht reingekommen ist.
Resultat: Anfragen versanden nicht mehr im Outlook-Posteingang.
Auftragsübergabe
Werkstatt liest, was Vertrieb sagt.
Was zugesagt wurde, welches Material, welches Maß, welche Toleranz, welcher Liefertermin — steht so im System, wie die Werkstatt es liest. Der Geselle ruft nicht mehr bei dir an, weil der Auftragszettel halb leer ist.
Resultat: keine Rückfragen mehr zwischen Vertrieb und Werkstatt.
Empfehlungen
Erinnerung, bevor der Kunde wechselt.
Das System weiß, wann der letzte Auftrag war. Es erinnert dich an den richtigen Zeitpunkt — bevor der Kunde woanders bestellt. Folgeaufträge entstehen nicht mehr durch Zufall, sondern weil du den richtigen Anlass parat hast.
Resultat: Bestandskunden, die wiederkommen, weil du dich meldest.
Außendienst
Was der Techniker sieht, bleibt nicht im Kopf.
Beobachtungen vom Wartungstermin — Verschleiß, anstehende Erneuerung, Hinweise auf Folgegeschäft — gehen direkt in die Kundenakte. Beim nächsten Kontakt liegt die Vorgeschichte parat. Du führst keine Gespräche mehr „auf Anfang".
Resultat: aus jeder Wartung wird ein Vertriebs-Signal.
Es geht selten nur ums Geld.
Inhaber, die in eine gute Prozess-Infrastruktur investieren, tun das nicht, um zu skalieren. Sie tun es, um ihr Leben zurückzubekommen. Drei Sätze, die wir am häufigsten in Vorgesprächen hören.
„Ich will abends nicht mehr im Büro hängen, weil das Tagesgeschäft sonst zusammenbricht."
Das ist das häufigste Motiv. Wer einen Betrieb mit 5–60 Mitarbeitern führt, arbeitet oft 60+ Stunden — nicht weil's nötig wäre, sondern weil das System an ihm hängt. Ein Inhaber, der investiert, will wieder Feierabend haben.
„Ich will wissen, was läuft, ohne jeden Mitarbeiter einzeln zu fragen."
Wenn der Betrieb wächst, kennt der Inhaber irgendwann nicht mehr jeden Auftrag persönlich. Dashboards geben ihm das Gefühl der Kontrolle zurück, ohne dass er ständig nachfragen muss. Souveränität durch Sichtbarkeit.
„Ich will neue Mitarbeiter in vier Wochen einarbeiten, nicht in sechs Monaten."
Der Fachkräftemangel macht jede Einarbeitung teuer. Ein Inhaber, der investiert, will, dass seine besten Leute nicht mehr ihre Zeit damit verbringen, neuen Leuten zum zwanzigsten Mal denselben Ablauf zu erklären.
In drei Schritten zu einem effizienten Büro
Wir gehen jedes Projekt in derselben Reihenfolge an. Erst schauen, dann bauen, dann bleiben. Keine Black Box, kein „wir melden uns dann irgendwann."
Sichtung
Ein Tag bei dir vor Ort oder drei Stunden per Video. Wir kartieren deine Kernabläufe von Anfrage bis Rechnung, finden die größten Engstellen und beziffern sie in Euro.
Bauen
Ein bis drei Monate, in denen wir die Software auswählen, anpassen und im Team verankern. Schnittstellen zu ERP und Buchhaltung, API-Anbindung an deine bestehenden Tools, Pipeline-Logik für deinen Ablauf, Schulungsvideos für dein Team.
Unterstützen
Wenn das System steht, bleiben wir als aktiver Teil deines Teams an Bord. Tool-Wartung, Updates, Template- und Workflow-Anpassungen, monatlicher Report, Quartals-Check der Pipeline, Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Über Niklas K. Hollermeier
Ich bin gelernter Bürokaufmann mit anschließenden acht Jahren IT- und Prozesserfahrung im Mittelstand. Seit fast einem Jahrzehnt begleite ich Betriebe bei der Einführung von Software-Systemen.
Irgendwann ist mir aufgefallen: fast alle Berater machen denselben Fehler. Sie kommen rein, schauen sich die Tools an, schlagen ein neues vor. Dann gehen sie wieder. Was sie nicht tun: mit den Leuten reden, die mit dem System tatsächlich arbeiten sollen. Dem Tischlergesellen, der den Auftragszettel liest. Der Bürokraft, die die Anfragen entgegennimmt. Dem Servicetechniker, der vom Kunden zurückkommt.
Was mich von den meisten unterscheidet: ich komme aus der IT und aus dem Backoffice. Ich weiß, wie eine Bürokraft denkt. Ich weiß, wo es ihr wehtut, wenn der Software-Berater „wir migrieren das jetzt" sagt.
Erreichbar, wenn du eine Frage hast. Verbindlich, wenn etwas zugesagt ist. Gründlich, weil schlechte Arbeit am Ende mehr Zeit kostet als gute.
Im Herzen von Graz
Unserr Büro liegt in Graz im Bezirk Lend.
Von hier aus arbeiten wir mit mit Betrieben in ganz Österreich, Deutschland und der Schweiz.
Persönliche Vor-Ort-Termine sind in Graz und Umgebung der Regelfall, im restlichen Bereich nach Absprache.
Wenn du in der Steiermark sitzt: ein Kaffee in der Werkstatt ist immer drin.